동아리를 매니지먼트하다. -2-

동아리의 목표가 무엇이고, 무엇을 해야되는지 뚜렷한 목표가 제시되자 자신감이 생겼다. 그것은 매우 큰 변화였다. 막연하게 하루하루 시간을 보내는 것이 아닌, 비로서 할 일이 생긴 것이다. 다음은 무엇을 해야할까? 의욕적으로 다음 질문을 던졌다. 그리고 내게 던져진 여러 답변 중에서 확신할 수 있었던 것은 이 경험을 팀원들에게 나누는 일이었다.

우승이라는 목표는 정해졌지만, 나 혼자서 할 수 있는 일은 아니었다. 내가 할 수 있는 일이 남들보다 최고라고는 생각하지 않았다. 서로 도울수 있는 파트너가 필요했다. 그리고 파트너를 지원하기 위한 새로운 도구도 필요했다.

도구의 필요성은 여러 번 강조해도 지나치지 않는다. 피터 드러커의 저서에도 생산성을 높히기 위한 네 가지 요소 중에 하나로 도구가 언급된다.

1. 분석 : 일에 필요한 작업과 수순, 도구를 알아야 한다.
2. 종합 : 작업을 모아 프로세스로 편성한다.
3. 관리 : 방향, 질과 양, 기준과 예외에 대한 관리 수단이 필요하다.
4. 도구

도구는 일의 성과를 분석하고, 종합하며, 관리한다. 도구는 그동안의 성과를 유지관리할 수 있어야하며, 더 나은 성과를 위한 아이디어 창고가 되어야만 한다. 하지만 모든 도구가 이 조건에 만족하는 것은 아니다.

2년전 동아리 관리 업무가 주어졌을 때, 나는 MS 제품을 통해 처음 도구가 가지는 위력을 알았다. 당시 독학으로 공부했던 MS 프로젝트는 프로젝트 관리 업무가 어떤 식으로 흐르는지 그 기초를 마련해 주었다. 비슷한 시기에 오피스 라이브 워크스페이스도 도입하였다. 지금은 네이버에서도 비슷한 서비스가 진행되고 있지만, 당시에는 웹에서 오피스 문서를 작성하고 관리할 수 있는 유일한 도구였다. 그러나 너무 느렸고, 필요한 기능은 업데이트되지 않았다.

구글은 팀에 두 번째로 도입한 관리도구였다. 구글 캘린더로 일정을 관리하고, 구글 문서도구로 문서 작업을 하며, 구글 토크로 이야기를 나누는 모습은 매우 효율적이고, 멋들어지게 보였다. 그러나 그것이 전부였다. 3개월 뒤, 우리는 매우 능숙한 한글 작성법 대신 평범한 구글 문서 작성법을 익혔다는 사실을 깨닫았고, 그것이 시간낭비였음을 인정해야 했다.

그리고 6개월 전, 우리 팀은 새로운 도구를 찾아 헤메고 있었다. 당시 동아리에 필요한 도구는 두 가지 조건을 만족해야만 했다.

1. 팀원들 중 누가 책임을 지고있고, 어떤 식으로 업무가 구성되는지 명확하게 볼 수 있어야 한다.
2. 지속적으로 피드백을 주고 받을 수 있어야 한다.

세 번째로 도입한 서비스는 팀오피스라는 다소 생소한 도구였다. 회사에서 주로 사용되는 서비스라는 사실을 알았을 때, 망설임도 있었다. 그러나 프로젝트 관리와 명확한 업무 구성, 그리고 문자 알림과 같은 다양한 피드백 장치는 우리가 제시한 조건에 딱 알맞는 서비스였다. 조건도 만족스러웠다. 비슷한 서비스가 돈을 지불하지 않으면 쓸 수 없었던 것에 반해, 이 서비스는 4인까지 무상 서비스를 제공하였다. 팀 전체에 도입하기에 앞서 오랜기간 테스트 해 볼 수 있다는 점에서 도입에 대한 최종 결정이 내려졌다.

물론 문제를 해결한 이면에는, 모든 팀원이 아닌 단 3명의 팀원을 선택해야 한다는 또다른 현실적인 문제가 기다리고 있었다. 누구를 선택해야 할 것인가?