새내기들에게.. 비스타 기본 프로그램으로 팀 프로젝트 관리하기

대학시절 배워야할 지식으로는 무엇이 있을까? 대부분 자신의 전공이나 토익 점수를 먼저 떠올리겠지만, 전 그에 못지않게 팀을 효율적으로 관리하고 운영하는 법에 대해 배워야 한다고 생각합니다. '팀워크', '팀 프로젝트'라는 말은 그동안 개개인의 평가에 익숙한 학창시절을 보냈던 대학생 새내기분들에게는 다소 생소한 단어처럼 보이는데요.

하지만 대학교에서 팀 프로젝트는 일반 필기 시험 못지않게 선호되고 있는 평가방식 중에 하나이며, 프로젝트 관리에 대한 기술과 지식이 기업에서도 그대로 적용된다는 현실을 볼 때, 한 번쯤은 관심을 가져볼만한 지식이라고 생각합니다.

아, 이렇게 말하면 눈치빠른 일부 독자분들은 네이버 지식In에서 MOSS, MS Project와 같은 단어를 검색하고, 성급하신 분들은 벌써 관련 프로그램들을 설치했을지 모르겠는데요, 성능면에선 분명 최고의 프로그램이지만 익숙해지기 위해서는 많은 시간이 필요하다는 사실, 잊지 않으셨겠죠.

만약 3,4명 정도의 소규모 인원으로 프로젝트를 진행하신다면, 처음에는 윈도우에 내장된 기본 프로그램을 활용하는 것만으로도 큰 효과를 보실수 있습니다. 중요한 건 프로젝트이지, 툴이 아니니까 말이죠.

개인적으로 프로젝트 관리를 위해 자주 사용하는 프로그램으로는 윈도우 비스타내에 내장된 'Windows 일정'과 'Windows Meeting Space'가 있습니다. Windows 일정은 아웃룩에서 일정 부분만 별도로 분리한 프로그램으로, 일/주/월별 일정관리, 개인별 일정관리를 통해 다수의 프로젝트를 개별적으로 관리할 수 있고, 알람도 최대 2주전부터 가능합니다. 특히 기본 프로그램임에도 불구하고 일정 공유 기능과 동기화 메뉴가 있다는 점은 왠만한 상용 프로그램은 쓸 생각이 나지않는 부분입니다.

[아웃룩보다 강력한 비스타 일정관리 프로그램]

이전에는 일정이 변경될 때마다, 전화를 하거나 직접 말로 전달하는 불편함이 있었는데, Windows 일정를 적용한 뒤부터는 일이 훨씬 편해졌습니다. 프로그램이 가벼워 일정 확인도 빠르고, 변경 사항이 있을때마다 변경 내용을 동기화시켜주면 끝이니까요. 이제 일정 확인은 알아서 척~ 척~ 척~일까요.

[ 프로젝트 협력사 시간도 한 눈에 관리하자 ]

또 팀원이나 프로젝트 관련 협력사가 해외에 있는 분은 다중 시간 관리 메뉴도 체크해 두어야할 부분중에 하나입니다. XP에서 하나의 시간만을 보여주던 것과는 달리, 비스타에서는 최대 2개의 시간대를 추가할 수 있게 되었습니다. 국내 거주자로 이루어진 팀이라면 별 해당사항이 없는 부분이지만, 해외에 프로젝트 관련 인원이 있어 미팅 시간을 맞추어야 할 때, 혹은 납기일과 같은 약속 시간을 확인할 때 유용하게 쓸 수 있는 기능 중 하나입니다.

팀 프로젝트를 위한 비스타의 지원은 Windows Meeting Space에서 절정을 이룹니다. 이전에도 Net meeting과 같은 제한적인 프로그램이 주어지긴 하였지만, Windows Meeting Space는 전혀 새로운 프로그램이라 할 정도로 팀 프로젝트에 있어 강력한 기능들을 제공해주고 있는데요. 최대 10명까지 동시 참여가 가능한 Meeting Space는 바탕화면이나 특정 프로그램의 동작화면을 공유학고, 참가자들끼리 대화를 주고받거나 회의에 필요한 각종 파일들을 실시간으로 공유받을수 있습니다.

[ 온라인 미팅의 맥가이버, 미팅 스페이스 ]

예전에 이와같은 환경을 구성하려면, 메신저와 별도의 FTP 서버, 그리고 웹캠이나 캡쳐용 프로그램이 필요하였는데 한 번 회의를 하려면 아침부터 IP 세팅을 다시하고, 네트워크망에 이상이 없는지 점검하던 일이 생각납니다. 하지만 이제는 이 모든 일이 불과 3,4번의 클릭만으로 가능해졌네요.

특히 '주변 사람 찾기(PNM-People Near ME)' 기능과 초청 메일을 통해 상대방을 손쉽게 초청할 수 있게된 점은 그동안 인터넷 영상 회의를 진행하면서 상대방을 찾지못해 고생하신 분이라면 쌍수를 들어 환영할만한 부분입니다. 일단 연결이 되면, 스타크래프트의 IPX 대결처럼 별도의 지원없이 네트워크 대결도 가능하다고 하던데, 회의 끝나고 마무리로 스타 한 번 땡기시는 분은 없는지 궁금합니다. ^^

Meeting Space로 회의를 마쳤어도 아직 프로젝트가 끝난 것은 아닙니다. 회의때 오고갔던 내용을 회의록으로 작성하고, 프로젝트 관련 결과물이나 보고서를 회의에 미처 참석하지 못한 다른 팀원에게 공지하는 일도 중요한데요, 이 일은 최근 MS가 베타 서비스로 진행하고 있는 MS Office Live Workspace를 통해 해결할 수 있습니다. 이 서비스는 현재 해외에서 비즈니스 매니저를 비롯한 여러 기능들이 추가되어 MS Live Small Business라는 이름으로 제공되고 있는 서비스인데, 우리나라에서는 아직 한글화가 덜 되어서 그런지 Workspace 부분만 공개를 하였네요.

[문서 공유와 관리를 한 번에.. MS Live 워크스페이스]

Workspace는 워드, 파워포인트와 같은 MS 오피스 파일을 웹상에서 보거나 편집후 동기화 기능을 제공해주는 서비스입니다. 오피스 파일외에 PDF 파일도 미리보기 기능을 제공하고 있으며, 한글이나 zip 파일도 30MB이내라면 언제든지 업로드하여 팀원들과 공유할 수 있습니다.

즉 이전에는 공동으로 문서 작업을 할 때, 내가 먼저 문서를 작성한 후 팀원에게 메일을 보낸뒤, 팀원이 작성한 문서를 다시 내가 받는 형식으로 공동 문서 작업이 진행되었는데 Workspace를 사용하면 편집된 내용을 바로바로 반영할 수 있어 번거로운 작업을 줄일수 있습니다. 또 버전 관리를 통해 이전 작업 내용과 언제든지 비교가 가능하고요.

또 간단한 메모나 연락처와 같은 문서는 오피스를 설치하지 않아도 웹상에서 바로 작성이 가능합니다. 문서외에 프로젝트 관리 부분이 아직 한글화되지않아 아쉬운 점이 있지만, 일단 문서 공유 기능만 보더라도 프로젝트를 위해 네이버 카페등을 개설하는 일은 필요 없어질 것같습니다.

그동안 팀 프로젝트를 관리하기 위해서는 CXP 프로젝트와 같은 오픈소스 기반의 결과물을 이용하거나 MS Project와 같은 별도의 상용 프로그램을 구매해야만 했습니다. 그러나 오픈 소스는 안정성면에서, 상용 프로그램은 가격면에서 최고의 선택이라 하기에는 무리가 있었는데요. 그런 점에서 이번 비스타에 프로젝트 관리를 위한 다양한 툴들이 내장된 것은 정말 환영할만한 일입니다. 기본 프로그램이라 눈길을 주지 않으셨던 분이 계시다면 이번 기회에 다시 한 번 활용해 보는 것은 어떨까요.